Encargo de tratamiento

Cuándo se aplica

Cuando tu empresa sube a Vena documentos o datos de otras personas. Por ejemplo, los currículos del equipo en una memoria técnica, el DNI de quien firma o el contacto de un cliente.

Para esos datos, tu empresa es la responsable y Vena es la encargada del tratamiento (artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos). Este texto forma parte de los términos: al aceptarlos, tu empresa lo acepta.

Las partes

• Responsable: la empresa cliente, la que tiene la cuenta en Vena.
• Encargada: [Pendiente: razón social del titular de Vena], con NIF [Pendiente: NIF].

Qué hacemos con esos datos y durante cuánto tiempo

Guardarlos, leerlos, analizarlos y usarlos para redactar, solo para prestar el servicio a tu empresa. Mientras tu empresa use Vena.

Qué datos y de quién

• Datos de identidad y de contacto: nombre, DNI, correo, teléfono, cargo.
• Datos profesionales: formación, experiencia, títulos.
• Cualquier otro dato que lleven los documentos que subes.

Son datos de las personas que trabajan con tu empresa (empleados, colaboradores, quien firma) y de sus clientes y contactos. No subas datos especialmente protegidos salvo que la oferta los exija.

Lo que Vena se compromete a hacer

• Tratar los datos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones de tu empresa. Si una instrucción nos parece contraria a la ley, te lo diremos.
• Que quien los trate en Vena guarde secreto.
• Protegerlos con las medidas de seguridad de la política de privacidad.
• Usar solo los proveedores de la lista de abajo.
• Ayudarte a contestar cuando una persona ejerza sus derechos.
• Avisarte sin demora si hay una brecha de seguridad que afecte a esos datos. [Pendiente: fijar el plazo máximo del aviso; propuesta: 48 horas.]
• Ayudarte, si hace falta, con las evaluaciones de impacto y las consultas a la autoridad.
• Darte la información necesaria para comprobar que cumplimos.
• Borrarlos al terminar el servicio, como dice el apartado final.

Proveedores (subencargados)

Tu empresa autoriza a los proveedores de la política de privacidad. Si añadimos o cambiamos uno, te avisaremos antes y podrás oponerte.

Varios están en Estados Unidos, entre ellos la base de datos (Neon) y el servidor (Railway). Las transferencias se cubren con el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. o con cláusulas contractuales tipo. [Pendiente: confirmar proveedor por proveedor.]

Lo que hace tu empresa

• Tener una base legal para los datos que sube.
• Informar a las personas cuyos datos sube.
• Darnos instrucciones claras si necesita algo distinto de lo que hace Vena.

Al terminar

Cuando tu empresa deja Vena y lo pide por escrito, borramos sus datos en 30 días, también los de este encargo. Antes puede pedirnos una copia. Las copias de seguridad desaparecen a los 14 días.